Entre le camion du fournisseur
et le stock, tout se perd là.
La réception est le moment où l'information est la plus complète et la moins saisie. Un bon posé sur un coin de bureau met parfois trois semaines à devenir une ligne de stock, et rarement sans erreur.
Où l'information se perd
Le chauffeur attend, le magasinier signe, le bon part dans une bannette. À ce moment précis, plus personne ne sait ce qui est réellement arrivé : le stock informatique n'a pas bougé, et le seul témoignage est un papier.
Les jours suivants, le bon est ressaisi par quelqu'un qui n'était pas présent à la livraison. Cette personne ne peut plus vérifier que les quantités correspondent, ni qu'un carton manquait. Elle saisit ce qui est écrit, pas ce qui est arrivé.
Entre les deux, les pièces ont souvent déjà été prises dans le colis pour partir sur un chantier.
Contrôler pendant que le camion est là
Le contrôle quantitatif se fait à la livraison, pas après. C'est la seule fenêtre où une anomalie peut encore être opposée au transporteur ou au fournisseur.
Il ne demande pas de tout ouvrir : compter les colis, vérifier l'état apparent, et contrôler le détail des références sur les postes à forte valeur suffit dans la plupart des cas.
Les réserves
Une anomalie constatée doit être écrite sur le bon avant signature, de façon précise. « Sous réserve de déballage » ne protège de rien. « Colis 3 sur 5 ouvert, deux vannes manquantes » est une réserve utilisable.
Une photo prise au même moment, avec le bon et le colis dans le cadre, rend la réserve difficilement contestable. C'est un réflexe qui coûte dix secondes et règle des litiges de plusieurs centaines d'euros.
Le bon devient une pièce consultable
Un bon photographié à la réception est daté, rattaché à une commande et consultable par tous ceux qui en ont besoin, sans passer par le classeur du dépôt.
Quand la lecture des lignes est automatisée, la saisie disparaît, mais la validation humaine reste nécessaire : c'est elle qui distingue ce que le fournisseur a écrit de ce qui a réellement été livré.
Traiter l'écart, pas seulement le constater
Un écart de réception a trois issues possibles : avoir du fournisseur, complément de livraison, ou acceptation. Chacune se décide, se date et se suit jusqu'à sa clôture.
Ce qui coûte cher n'est pas l'écart, c'est l'écart ouvert que personne ne relance. Il finit par être payé.
Questions fréquentes
Faut-il conserver les bons papier une fois photographiés ?
Interrogez votre expert-comptable sur les conditions de la copie fiable et sur votre organisation propre. La règle pratique est de ne pas détruire l'original tant que la question n'est pas tranchée par écrit.
Que faire quand le bon ne porte pas les références internes ?
En établissant, une fois, la correspondance entre la référence fournisseur et la vôtre. C'est un travail initial qui ne se refait pas, et sans lequel chaque réception redevient une interprétation.
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