L'inventaire annuel
constate, il ne corrige pas.

Ce que l'inventaire annuel ne peut pas faire

L'inventaire annuel a une fonction comptable : arrêter une valeur de stock à une date. Il la remplit correctement. Ce qu'il ne fait pas, c'est fiabiliser le stock au quotidien.

Un écart découvert en décembre sur une pièce sortie en mars n'est plus explicable. Personne ne se souvient du chantier, le bon de sortie n'existe pas, et la seule décision possible est de régulariser. On corrige le chiffre sans corriger la cause, donc l'écart reviendra.

Il mobilise aussi toute l'équipe sur un ou deux jours, souvent au pire moment de l'année, avec des compteurs qui découvrent les références qu'ils comptent.

Le principe de l'inventaire tournant

Plutôt que de tout compter une fois, on compte une petite partie du stock en permanence, de sorte que chaque référence soit vérifiée selon une fréquence choisie. Le volume de travail quotidien est faible, et l'écart est détecté quelques jours après avoir été créé, donc encore explicable.

La différence n'est pas le nombre d'heures passées à compter. Elle est le délai entre l'erreur et sa détection.

Classer avant de compter

Toutes les références ne méritent pas la même attention. Le classement usuel croise deux critères : la valeur immobilisée et la fréquence de mouvement.

Une pièce chère qui bouge souvent doit être comptée souvent, parce qu'un écart y coûte cher et se produit facilement. Une pièce peu chère qui ne bouge jamais peut attendre. Entre les deux, la règle se règle à l'usage.

Ce classement n'est pas figé : une référence qui devient critique parce qu'un parc client change doit remonter d'un cran.

Un écart est une question, pas une correction

L'erreur la plus fréquente est de traiter l'écart comme une simple régularisation. Un écart a toujours une cause : une sortie non enregistrée, une réception mal contrôlée, une pièce rangée au mauvais emplacement, une erreur d'unité, parfois une disparition.

Tant que la cause n'est pas identifiée, la correction ne fait que remettre le compteur à zéro avant le prochain écart. C'est pour cela que le délai compte : à trois jours, on retrouve la cause ; à neuf mois, on ne la retrouve jamais.

Ce qu'il faut conserver

Pour chaque comptage : la date, la personne, l'emplacement, la quantité attendue, la quantité comptée, et le motif retenu quand il y a écart. Ce dernier champ est celui qu'on supprime en premier parce qu'il ralentit, et c'est le seul qui permet de progresser.

Au bout de quelques mois, la répartition des motifs indique où corriger le processus, et non plus seulement le chiffre.

Questions fréquentes